Viviamo in un periodo storico in cui tutte o quasi le informazioni aziendali transitano via email: ordini, contratti, file, procedure… immagino che anche nella tua azienda sia lo stesso.
La gestione di questo flusso di messaggi e informazioni, però, non è sempre snella ed efficace e porta spesso dei grattacapi non da poco per utenti e amministratori IT.
Oggi ti voglio raccontare una storia.
La storia di un’azienda di produzione che aveva un grosso problema con la posta elettronica. Non farò nomi, ma ti posso assicurare che è una storia vera.
Quest’azienda, che per praticità chiameremo XY Company, contava 60 postazioni in totale e la posta doveva essere periodicamente spostata a mano dalle caselle e dai PC di ciascun dipendente e salvata su un disco esterno con il doppio obiettivo di assicurare la disponibilità di un archivio dei messaggi e di evitare appesantimenti delle risorse.
Immagini il delirio? Oltre a essere un processo dispendioso dal punto di vista del tempo è anche fortemente soggetto a errori umani!
Nel 2014 l’azienda ha avviato un percorso di modernizzazione della posta che l’ha portata a installare MailStore per automatizzare raccolta, archiviazione, ricerca e recupero delle email attraverso un’unica risorsa centralizzata.
MailStore risiede sulla stessa macchina virtuale del mail server e dispone di un hard disk dedicato sottoposto ogni notte a backup.
Tutti i messaggi, in entrata e in uscita, sono archiviati centralmente in MailStore e facilmente ricercabili e recuperabili con pochi click.
Grazie a MailStore le 60 caselle email gestite dall’azienda seguono un diverso ritmo di cancellazione automatica dei messaggi locali a seconda delle policy definite per il gruppo a cui ogni casella è associata.
Quindi i dipendenti si trovano automaticamente le caselle “alleggerite” senza che nessuno muova un dito e senza che un messaggio venga perso.
L’adozione di MailStore e lo spostamento degli archivi email su storage dedicato hanno liberato:
- il personale IT dall’incombenza di intervenire manualmente sulle postazioni fisiche per completare l’housekeeping della posta;
- l’hard disk assegnato al mail server, evitando che flussi inattesi di posta impattino negativamente sul mail server stesso.
Ora le uniche procedure manuali sono quelle previste in caso di riassegnazione di un dispositivo, con la certezza che lo storico rimane conservato al sicuro in MailStore.
Ti interessa capire meglio come MailStore può aiutare la tua azienda a gestire la posta elettronica? Compila la form e mi metterò in contatto con te.
