La Posta Elettronica Certificata ha raggiunto negli ultimi anni una diffusione capillare su tutto il territorio italiano, penetrando in ogni realtà aziendale.
Ciononostante siamo ben lontani da un utilizzo corretto e consapevole di questo strumento.
Secondo i dati riportati dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) a ottobre 2018 erano attive oltre 16 milioni e mezzo di caselle PEC e nel bimestre settembre-ottobre sono stati scambiati oltre 300 milioni di messaggi PEC. Tra queste 16 milioni e mezzo di caselle PEC c’è anche la tua.
Tu come e per cosa utilizzi la Posta elettronica Certificata?
Sono convinto che uno dei motivi principali per cui utilizzi la PEC è per essere sicuro della validità giuridica delle tue comunicazioni e, di conseguenza, avere qualcosa di “ufficiale” da impugnare nel caso in cui dovessero sorgere dei problemi.
Quindi la userai nei rapporti con clienti e fornitori per l’inoltro di comunicazioni o documentazione importanti, la userai per gli scambi con le organizzazioni statali che in qualche modo hanno a che fare con il tuo business…
Ma se ti dicessi che in tribunale, molto probabilmente, i tuoi messaggi PEC verrebbero trattati come delle semplici email perché non sono conservate a dovere?
Esatto, quel messaggio che ti serve per risolvere il contenzioso con un cliente o un fornitore vale allo stesso modo di una email inviata col tuo account personale… che non è molto visto quanto è facile alterare il contenuto di una email.
E non si tratta solo delle tue PEC! Pensa che attualmente meno del 10% delle aziende conserva la PEC a norma di legge!
La PEC è un documento aziendale e in quanto tale va tenuto per 10 anni. Ma questo non è sufficiente per conservarla a dovere: la PEC è anche un documento elettronico e, di conseguenza, bisogna garantire la data in cui è stato generato e l’autenticità del contenuto.
Per far sì che questo avvenga c’è bisogno di un certificato che viene apposto dal tuo gestore PEC nel momento in cui invii un messaggio di posta certificata. Ma attenzione: questo certificato scade in genere in meno di un anno!
Una volta scaduto il certificato la tua PEC sarà equivalente ad una normale email, con ovvie conseguenze giuridiche in caso di contenzioso.
Tranquillo, esiste un modo per tutelarti e conferire ai tuoi messaggi un valore legale.
Ad esempio, un software come Gateway PEC, oltre a permetterti di gestire la Posta elettronica Certificata in maniera semplice ed efficace, può aiutarti anche a conservarla a norma.
In che modo ti aiuta Gateway PEC?
Gateway PEC ha un accordo con un’azienda che si occupa di conservazione digitale, grazie al quale è possibile automatizzare il processo di conservazione ed eseguirlo fino a una volta al giorno. Il conservatore digitale si occupa di rinnovare il certificato e consentire ai tuoi messaggi PEC di non “scadere”.
In questo modo sei certo che la tua PEC venga conservata a norma e, nel momento del bisogno, puoi recuperarla e presentarla in tribunale.
Se ti interessa sapere di più su Gateway PEC e la conservazione a norma della PEC, compila la form presente in questa pagina!
