Se lavori in uno studio legale, con ogni probabilità ti trovi davanti una di queste due situazioni:
- ogni professionista ha la sua casella PEC;
- più professionisti utilizzano il medesimo indirizzo PEC, magari quello dello studio.
Nel primo, caso, ossia se ogni avvocato del tuo studio ha la sua email PEC, non c’è nulla di nuovo in questo articolo, nulla che possa migliorare il tuo modo di lavorare.
Se invece tu e i tuoi colleghi utilizzate tutti un unico indirizzo PEC, allora ci sono diverse cose che possono essere migliorate nell’attività lavorativa.
Innanzitutto se più persone utilizzano un solo indirizzo PEC c’è un problema alla base.
- Come fare a condividere un solo indirizzo email (PEC)?
- Se l’avvocato Rossi manda delle PEC, poi a chi vengono consegnate le ricevute di consegna e di ricevuta? Rossi? Oppure anche l’avvocato Bianchi che legge la stessa PEC?
- Se allo studio arriva un’email PEC, a chi dev’essere recapitata per primo?
- Dove finiscono tutte le ricevute? Sui singoli PC degli avvocati?
E’ una soluzione poco pratica.
Ecco, per risolvere tutte queste problematiche nasce Gateway PEC un software che semplifica enormemente l’utilizzo delle caselle PEC quando più utenti devono usare il medesimo indirizzo di Posta Elettronica Certificata.
GPEC da qualche tempo si è arricchito di un paio di nuove funzionalità davvero utili.
La prima è il supporto per sistemi di conservazione sostitutiva, poiché anche la PEC deve essere conservata “correttamente” se vogliamo che il suo valore legale rimanga a lungo. Se vuoi approfondire, abbiamo parlato di questo in un articolo recente.
Il secondo “problema” risolto brillantemente da GPEC è quello relativo al processo telematico.
Ora, senza entrare in una trattazione legale di ciò che sta dietro al processo telematico, possiamo dire in soldoni in cosa consiste. Tu saprai meglio di me di cosa si tratta, ma provo a fare un riassunto prima di entrare nel merito di come Gateway PEC può aiutare il tuo studio.
Diciamo che per consegnare la documentazione relativa agli atti giudiziari, gli avvocati possono utilizzare un “sistema” basato sulla PEC.
Un avvocato “registrato” con una determinata PEC presso un tribunale, può inviare a quel tribunale email PEC contenenti atti giudiziari.
Supponiamo che l’invio venga fatto da una casella PEC utilizzata da più professionisti.
Quando la PEC dell’avvocato viene inviata, poi (come è normale che sia) vengono generate le due ricevute canoniche: accettazione e consegna.
Come già osservato prima, a chi vanno queste ricevute in un ambiente dove più persone usano il medesimo indirizzo PEC? Abbiamo già detto che questo problema è risolvibile utilizzando Gateway PEC.
Ora però, con l’introduzione del processo telematico, gli avvocati ricevono altre due email in seguito al loro invio di documentazione in tribunale.
La prima ricevuta è un esito dei controlli automatici, ossia un sistema che controlla la correttezza formale del materiale inviato. In questo caso l’email che l’avvocato riceve è corredata della PEC che lui ha inviato.
Poi c’è il tesoriere o chi per esso che invia una seconda ricevuta contenente l’esito dei controlli manuali.
Senza l’uso di strumenti specifici, in uno studio professionale, magari anche nel tuo, si possono facilmente sentire cose del tipo:
“Mi controlli se è arrivato l’esito dei controlli automatici?
“Rossi, sai dirmi se le ricevute degli esiti sono arrivate?”. E così via.
Il flusso di lavoro è lasciato al caso ed è necessario consultarsi con i colleghi (se sono in studio) circa l’iter dell’invio delle PEC.
Grazie a Gateway PEC, invece, è possibile fare in modo l’avvocato che ha inviato la PEC al tribunale riceva automaticamente anche le notifiche dei controlli automatici e manuali “agganciandole” automaticamente alla PEC originaria scritta dall’avvocato.
Insomma, un altro modo di lavorare e molto meno tempo perso.
Se ti ritrovi in una situazione simile a questa, compila la form presente in questa pagina!
