Uso corretto e ottimale delle mailinglists AreaNetworking.it

Scopi di questo documento

Il presente elaborato ha il primario obiettivo di fornire tutte le conoscenze e le informazioni necessarie all’utilizzatore finale, delle mailinglist di AreaNetworking.it, affinchè esso sia in grado di farne un uso eccellente e particolarmente ottimale.
Questo documento, infatti, “contiene” informazioni basilari e generali sul corretto utilizzo di una mailinglist ma anche particolari consigli e modalità per farne un uso efficiente.
Tutti gli obiettivi sono, comunque, riassumibili nei seguenti punti:

  • informare l’utilizzatore finale delle regole e delle buone norme di utilizzo delle mailinglists di AreaNetworking
  • porre l’utilizzatore finale nella condizione di farne un uso efficiente, ottimale e produttivo
  • semplificare la moderazione e gestione delle mailinglists diminuendone il numero di messaggi respinti per uso scorretto e impreciso

Cos’è una mailinglist

La mailinglist (da qui in seguito anche abbreviata come ML), ad oggi, è uno dei principali e consolidati strumenti di comunicazione, discussione e informazione utilizzati nella rete Internet. Diversamente, è un sistema che permette a più persone di dialogare e scambiarsi informazioni tramite semplici messaggi di posta elettronica.

Indifferentemente, la mailinglist viene indicata anche come “lista di discussione” proprio perchè esse hanno lo scopo di permettere discussioni, appunto, tra le varie persone che hanno deciso di prenderne parte.

Come sopra scritto, è uno degli strumenti più utilizzati e che, sicuramente, concorre con l’utilizzo dei forum. Molti famosi ed autorevoli enti mondiali, comunque, utilizzano le mailinglist per instaurare discussioni e scambiarsi informazioni e pareri sulle tematiche attuali.

Funzionamento di una mailinglist

Il funzionamento di una mailinglist è molto semplice e lineare. Gli schemi seguenti illustrano, sicuramente con semplicità, in cosa, effettivamente, questo strumento consista.

Segue lo schema rappresentante cosa accade in un normale invio a molti destinatari. Tutti gli indirizzi dei mittenti devono essere inseriti uno ad uno da chi effettua l’invio del messaggio.

Ingrandisci Normale invio mail multidestinatario

Ingrandisci Normale invio mail multidestinatario

Ciò non accade quando, invece, abbiamo a disposizione una mailinglist.

Una mailinglist è, concretamente, rappresentabile con un vero e proprio indirizzo mail (detto “indirizzo della lista”).

La mailinglist contiene tutti gli altri indirizzi dei membri iscritti. In tal modo, non è più necessario dover inserire tutti i destinatari a mano (con le possibili conseguenze del caso) bensì è sufficiente inserire l’indirizzo della lista (esempio: cug@ml.areanetworking.it) tramite il quale, poi, il messaggio sarà automaticamente reindirizzato a tutti gli indirizzi mail delle persone iscritte. In seguito, quando una persona di queste ultime farà “Rispondi” per replicare, appunto, al messaggio, la risposta sarà indirizzata automaticamente all’indirizzo della lista. Ecco, quindi, che tutti i messaggi scambiati saranno sempre indirizzati all’indirizzo cug@ml.areanetworking.it (nell’esempio qui sotto) e mai agli indirizzi specifici degli iscritti.

Invio mail multidestinatario tramite la mailinglist

Invio mail multidestinatario tramite la mailinglist

E’ chiaro, quindi, che il vantaggio sta nell’avere sempre un unico indirizzo mail di riferimento e non quelli di tutti gli iscritti che, il più delle volte, risultano essere centinaia (se non migliaia).

Quanto appena illustrato è il funzionamento di una mailinglist la quale, però, offre altre funzionalità (in realtà le funzionalità sono quelle del “mailinglist manager”). Queste, in ogni caso, saranno affrontate nel corso di questo documento.

Le mailinglists di AreaNetworking

AreaNetworking, attualmente, possiede due mailinglists:

  • La mailinglist dello Cisco Users Group
  • La mailinglist del CCIE Study Group

E’ probabile che abbiate sentito parlare o letto anche di altre mailinglists quali quelle dei gruppi di studio CCNA/CCNP/CCSP/CCVP/CCIP/CCDP che sono state, però, “momentaneamente” accantonate da AreaNetworking stessa perchè non ritenute sufficientemente utili.

La mailinglist dello Cisco Users Group

Questa mailinglist è il metodo ufficiale di comunicazione e discussione dell’AreaNetworking.it Cisco Users group. Tramite essa avvengono gli scambi di informazioni e know-how tra gli utenti del gruppo oltre che le comunicazioni ufficiali direttamente dallo staff di AreaNetworking.
Seguono le caratteristiche di questa mailinglist da conoscere per comprenderne il semplice funzionamento:

  • E’ riservata agli utenti dell’AreaNetworking Cisco Users Group.
  • L’iscrizione avviene da parte di AreaNetworking e non è possibile, appunto, convalidarla senza l’iscrizione anche al gruppo utenti Cisco.
  • L’indirizzo della mailinglist è cug@ml.areanetworking.it.
  • L’iscrizione avviene solitamente nelle 72 ore successive alla ricezione della vostra iscrizione al Cisco Users Group

La mailinglist dello CCIE Study Group

Questa mailinglist è il mezzo di discussione del CCIE Study Group. Tramite essa avvengono gli scambi di informazioni e know-how tra i professionisti interessati alla certificazione CCIE.
Seguono le caratteristiche di questa mailinglist da conoscere per comprenderne il semplice funzionamento:

  • E’ riservata agli utenti dell’AreaNetworking Cisco Users Group e a coloro che, tra di essi, hanno espressamente richiesto di poter prendere parte al gruppo CCIE Study Group
  • L’iscrizione avviene da parte di AreaNetworking e non è possibile, appunto, convalidarla senza l’iscrizione anche al gruppo utenti Cisco e facendo espressamente richiesta di entrare a fare parte del CCIE Study Group.
  • L’indirizzo della mailinglist è ccie@ml.areanetworking.it.
  • L’iscrizione avviene solitamente nelle 72 ore successive alla ricezione della vostra esplicita richiesta.

Consigli generali

Quanto segue sono una serie di consigli che vivamente vorremmo fossero seguiti dai nostri utenti. I motivi sono ovvii. Adottando questi semplici accorgimenti siamo in grado di garantirvi un utilizzo ottimale da parte vostra, oltre al fatto che ci mettete nella condizione di saper assistervi in eventuali problematiche.

Gestione dei messaggi tramite sottocartelle

Il metodo migliore per gestire, in generale e a prescindere quindi dall’utilizzo o meno di una mailinglist, la propria posta elettronica è senz’altro quello di organizzare i messaggi in base a delle cartelle (e sottocartelle). Nel caso delle nostre mailinglist, ipotizziamo di creare una cartella apposita per contenere tutti i messaggi della mailinglist principale dell’AreaNetworking Cisco Users Group.

I passi da compiere sono estremamente semplici ed intuitivi:
1) Tasto destro sull’account del quale desideriamo organizzare i messaggi in sottocartelle e, in particolar modo, gestire separatamente i messaggi provenienti dalla mailinglist del Cisco Users Group.

Creazione di una nuova sottocartella

Creazione di una nuova sottocartella

2) Nella finestra che si apre, inseriamo il nome che vogliamo dare alla sottocartella:

Creazione di una nuova sottocartella

Creazione di una nuova sottocartella

per avere, poi, questo risultato:

La sottocartella creata

La sottocartella creata

3) In seguito, è necessario creare un filtro in modo tale che Mozilla Thunderbird sia in grado di reindirizzare automaticamente tutti i messaggi della mailinglist all’interno della sottocartella precedentemente creata in modo tale da avere un certo ordine.

Filtri

Filtri

Cliccando su “Message Filters”, si aprirà la seguente finestra:

Creazione di una nuova sottocartella

Creazione di una nuova sottocartella

Creiamo un nuovo filtro cliccando su “New…”. Si aprirà la seguente finestra.

Creazione di un nuovo filtro

Creazione di un nuovo filtro

Come da immagine, abbiamo chiamato il filtro “CUG ML Filter” e abbiamo specificato che tutte le mail entranti con oggetto contenente la stringa “[Cug]”, devono essere spostate dentro alla sottocartella precedentemente creata (AreaNetworking CUG ML).

In questo modo, faremo ordine nel nostro mail client avendo una sottocartella dedicata all’interno della quale andranno a finire, automaticamente, tutti i messaggi della mailinglist.

Regole delle nostre mailinglists

Come scritto nel primo paragrafo, uno degli obiettivi del presente documento è quello di informare il lettore delle regole da seguire per fare un uso corretto, oltre che redditizio, delle nostre mailinglist.

L’utente deve partire dal presupposto che le regole, come in qualsiasi comunità, è bene che ci siano ma, soprattutto, che siano rispettate. Seguendo questa linea guida, quindi, pretendiamo (giustamente, dal nostro punto di vista) che tutti le regole siano seguite e applicate ma anche comprese.

Precisamente, vorremmo che queste non fossero recepite come un’imposizione bensì riconosciute come effettiva utilità. Per tal motivo, analizzeremo tutte le regole, una ad una, spiegandole e illustrandone il diretto riscontro.

Il Plain Text

Plain Text significa letteralmente “testo semplice”, alternativamente tradotto come “solo testo”. Scrivere una e-mail in testo semplice si contrappone allo scriverla utilizzando l’HTML.

Vantaggi del Plain Text

La scrittura di un messaggio in Plain Text ha forti punti a favore e, per questo motivo, la presente è una delle regole più importanti insieme a quella del Quoting che vedremo in seguito.

I vantaggi di scrivere una mail in Plain Text sono, sommariamente, due:

  • Standardizzazione del messaggio. Tutti scrivono utilizzando lo stesso font, la stessa grandezza, lo stesso colore. Niente, quindi, e-mail con font orribili, dalle dimensioni di 20 pt o, magari, frasi scritte in rosso fosforescente o con altri colori assai poco adatti. Si ottiene, in tal modo, un ordine praticamente perfetto con il risultato di consultare piacevolmente i messaggi della lista.
  • Diminuzione del rischio che il messaggio acquisisca punti dall’AntiSPAM. Essenzialmente, tutti i server di posta eseguono controlli in base a centinaia di parametri tra cui, anche, la modalità di scrittura di una mail (presenza di particolari tag, presenza di immagini, etc). Componendo il messaggio in Plain Text, viene drasticamente a diminuire questa possibilità.
Differenze visuali tra Plain Text ed HTML

Vedremo ora come si presenta visivamente/concretamente un messaggio scritto in HTML e uno scritto in Plain-Text. Il client utilizzato è sempre Mozilla-Thunderbird.

Questo è un messaggio che è stato scritto in HTML.

Messaggio scritto in HTML

Messaggio scritto in HTML

Questo, invece, lo stesso messaggio ma scritto in Plain-Text:

Messaggio scritto in Plain Text

Messaggio scritto in Plain Text

La differenza è notevole. La mail scritta in Plain-Text è indubbiamente più “pulita”, ordinata ed esteticamente piacevole oltre a, ovviamente, i vantaggi di certo più concreti.

Impostazione del Plain-Text in Mozilla Thunderbird

Fermo restando che il Plain Text (inteso per i messaggi in uscita) è di facile impostazione per qualsiasi mail client, in Mozilla Thunderbird è sufficiente andare nel Menu Edit–>Account settings…, selezionare la voce Composition e Addressing del proprio account e togliere il flag, se presente, dalla voce Compose message in HTML format.

Impostazione del Plain Text

Impostazione del Plain Text

Impostazione del Plain Text

Impostazione del Plain Text

Il Quoting

La regola del Quoting è una delle regole più importanti senza le quali un messaggio non sarà sicuramente approvato in una delle nostre ML.

Il “Quoting” altro non è che la citazione del messaggio (o di una frase, di un paragrafo, etc) a cui si risponde.

Il metodo corretto per quotare un messaggio è questo:

  • Il messaggio originale, ovvero quello a cui si risponde, deve essere lasciato sopra rispetto a quanto si scrive nella risposta. L’ordine deve essere cronologico. Prima, quindi, il testo iniziale. Sotto (e quindi dopo) sempre le ultime risposte.
  • Nel caso in cui il messaggio originale presenti vari punti a cui dare risposta, è bene (anche se non obbligatorio) interrompere il quoting man mano che si deve dare risposta.

Solitamente, nei vari mail client è già attivo di default il quoting. Visivamente, quando si risponde a un messaggio (sempre con riferimento a Mozilla Thunderbird), esso (il messaggio originale) si presenta di diverso colore (blu, solitamente) e affiancato dal simbolo maggiore (>), uno per ogni riga.

Segue un esempio.

Questo è il messaggio, in lettura, appena ricevuto:

Lettura di un messaggio

Lettura di un messaggio

Questo, invece, è come compare il messaggio quando si risponde:

Quoting corretto di un messaggio

Quoting corretto di un messaggio

Come possiamo ben vedere, il mail client (Thunderbird) ha differenziato, cromaticamente, il testo originale (quello scritto da Luca, in blu) e il testo in risposta (in nero). Oltre a questo, Thunderbird ha anche quotato il testo originale ponendo dei “>” all’inizio di ogni riga al fine di differenziare maggiormente il messaggio iniziale. Questi “>” saranno in seguito interpretati come quoting, appunto, dal mail client del destinatario.

Tutto ciò, chiaramente, per ben distinguere i due messaggi e rendere chiara la lettura, in seguito, della risposta. Il lettore può, così, avere un filo cronologico dell’evolversi della discussione.

Ecco come risulterà il messaggio al destinatario:

Lettura di un messaggio quotato correttamente

Lettura di un messaggio quotato correttamente

Da notare come i “>” siano stati interpretati dal mail client ottenendo come risultato il quoting.

Messaggi Off-Topic (fuori argomento)

Prendiamo come oggetto di esempio la mailinglist cug@ml.areanetworking.it (la ML del CCIE SG eredita da essa tutte le regole e le informazioni). Essa è dedicata agli argomenti Cisco related ovvero a tematiche, quesiti, dicussioni che concernono e riguardano Cisco.

Nonostante questo, sono permessi messaggi “fuori argomento” purchè rientrati in un numero contenibile e purchè contraddistinti da un apposito tag da inserire come prima cosa nell’oggetto del messaggio.

Il tag da usare è [OT] (Off Topic). L’applicazione di questa semplice regola permette semplicemente di rende i messaggi “filtrabili” da chi è interessato a partecipare solamente a discussioni “a tema”.

Uso di un linguaggio corretto

Attenzione al linguaggio: potete usare l’italiano corrente come lingua per i vostri messaggi. Siete pregati di evitare termini appartenenti a “slang”, o espressioni troppo “colorate” che potrebbero infastidire gli altri partecipanti alla lista. Inutile ricordare di evitare le storpiature dell’italiano. Le K, per esempio, vanno usate solo dove sono previste dalla nostra lingua e non al posto del “ch”.

Threading

Rispettare il “threading” degli argomenti dei vari messaggi che passano in lista. Nell’iniziare un nuovo argomento, bisogna scrivere da zero una nuova e-mail diretta all’indirizzo della ML (cug@ml.areanetworking.it ad esempio) e non si deve invece iniziare la composizione del messaggio “rispondendo” a un messaggio a caso ricevuto dalla lista, per poi modificarne l’oggetto e riscriverne da capo il contenuto, pur di non dover digitare/ricordare/prendere dalla rubrica l’indirizzo della ML, che peraltro non è così difficile da ricordare.

Se, invece, si interviene su una discussione (“thread”) aperta, scrivere una “risposta” (“reply”) al messaggio al quale ci si vuole agganciare, ed evitare di scrivere invece un nuovo messaggio con lo stesso oggetto del “thread”.

Annunci di vendita

Nella mailinglist del CUG vi è la possibilità di mandare degli annunci di vendita di materiale Cisco (di qualsiasi natura: apparati, libri, etc).

Per fare ciò, sono state istituite delle semplici regole in modo tale da rendere migliore il servizio stesso:

  • i messaggi di questo tipo devono contenere nell’oggeto il tag [VENDO] che va anteposta al normale oggetto del messaggio (esempio: [VENDO] Router Cisco 2600) in modo tale da permettere una veloce distinzione visiva tra i messaggi di vendita e gli altri della mailinglist nel caso in cui qualcuno non sia interessato a leggerli. Oltre a questo, la presenza di questa stringa consente anche un filtraggio a livello mail client consentendo, quindi, la categorizzazione delle mail.
  • i messaggi devono contenere quanto più informazioni possibili utili ai potenziali acquirenti. Non imponiamo obblighi su questo ma vi consigliamo vivamente di inserire, direttamente nel messaggio, lo show version dell’apparato, il motivo della vendita ed eventuali altri show * utili all’identificazione precisa dell’hardware in oggetto.
  • rendiamo noto che AreaNetworking non è responsabile di nessuna ipotetica truffa causata da utenti del CUG a danni di altri utenti del CUG stesso. AreaNetworking.it vi invita a segnalare eventuali comportamenti scorretti e si riserva di espellere utenti dal Cisco Users Group senza l’obbligo di fornirne motivazione.
  • AreaNetworking non percepisce assolutamente nessuna percentuale sulle eventuali vendite che vengono accordate.
  • se l’oggetto viene venduto, l’inserzionista deve far sapere alla mailinglist che l’inserzione è chiusa. Può fare ciò rispondendo al suo stesso messaggio e comunicando la notizia.
  • nel caso in cui l’oggetto resti da vendere, l’inserzionista può riproporre il suo oggetto rispondendo al proprio messaggio (e non, quindi, inviando un nuovo messaggio) facendo notare l’ancora presente disponibilità e possibilità a vendere l’oggetto.

Annunci di lavoro

Per offrire lavoro tramite la mailinglist del nostro Cisco Users Group è necessario, prima di tutto, pubblicare un annuncio in AreaJobs, la nostra piattaforma professionale per la pubblicazione di offerte di lavoro. Clicca QUI per leggere come funziona.

Una volta pubblicato l’annuncio, si può mandare una mail nella lista, con oggetto [Job], in cui inserire il link all’annuncio, corredato da ulteriori evenutali informazioni.

La moderazione delle liste

Le nostre mailinglist sono sottoposte alla moderazione. Ciò significa che i messaggi, una volta spediti, vengono “trattenuti” in moderazione per verificarne le caratteristiche necesarie all’approvazione.

I messaggi in moderazione possono avere 3 esiti:

  • 1) APPROVAZIONE. Il messaggio è conforme e rispetta le regole sopra presenti risultando quindi idoneo per essere approvato e mandato a tutti gli iscritti.
  • 2) SCARTO. Il messaggio infrange una o più regole della mailinglist indi per cui non può essere approvato. Lo scarto prevede che al mittente venga spedito un messaggio di ritorno, mandato dal moderatore, che altro non è la motivazione per la quale il messaggio non è stato approvato.
  • 3) RIGETTO. Questo esito è per i messaggi che devono essere respinti dalla mailinglist ma che, al contempo, non necessitano di una risposta al mittente. Questa funzione viene usata con i messaggi di SPAM oppure per altre tipologie di messaggi non idonei alla lista.
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