Governance delle informazioni: perché è conveniente?

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La maggior parte delle organizzazioni ha difficoltà a gestire gli enormi volumi di informazioni che hanno oggi, ma il problema diventerà molto più difficile in futuro con l’aumento del numero di nuovi tipi di dati e del volume di dati. Per far fronte a questi problemi bisogna implementare un programma di governance delle informazioni (Data Governance) che aiuti a gestire correttamente i dati, adempiere agli obblighi legali, avere una migliore produttività dei dipendenti e ridurre il rischio aziendale associato a una gestione impropria delle informazioni.

In collaborazione con Osterman Research, Netwrix, società produttrice del software per la sicurezza dei dati, ha preparato un whitepaper dedicato alla governance delle informazioni. Quali sfide affrontare, quali sono i costi di una cattiva gestione, quanto si può risparmiare e quali fattori si dovrebbero tenere in considerazione – troverete tutto questo nella ricerca.

Gli spunti principali:

I volumi di informazioni stanno aumentando. L’enorme volume di informazioni sta aumentando e la sua gestione peggiorerà in futuro a causa del crescente volume di dati che le organizzazioni conservano oggi, perché dovranno conservare nuovi tipi di dati in futuro e perché mancano buone pratiche di governance delle informazioni in molte organizzazioni.

Le informazioni sono memorizzate in molti sistemi. I dati aziendali sono distribuiti su una vasta e crescente gamma di piattaforme, tra cui e-mail, sistemi di trasferimento file sicuri, condivisioni di file, desktop, laptop, dispositivi mobili, repository di dati gestiti dai dipendenti, piattaforme di collaborazione come SharePoint e Slack e molti altri luoghi. Alcuni di questi dati sono sotto il controllo dell’IT aziendale, ma non tutti.

Gli obblighi di gestire correttamente le informazioni sono difficili da soddisfare. Le organizzazioni devono conservare, trovare e produrre informazioni per una serie di motivi, tra cui la valutazione preliminare dei casi, eDiscovery, conformità normativa e per aumentare la produttività dei dipendenti. Tuttavia, nuovi obblighi, come la capacità di soddisfare le normative sulla privacy (GDPR in primis), si stanno aggiungendo agli obblighi delle organizzazioni di conservare, produrre ed eliminare i dati, mettendo a dura prova le attuali pratiche di gestione delle informazioni.

La maggior parte dei dati aziendali non è necessaria. Uno studio ha rilevato che il 60 percento dei dati aziendali non ha “valore commerciale, legale o normativo, ma viene comunque mantenuto”. Questo aumenta i costi di archiviazione; rende la eDiscovery più difficile, costosa e dispendiosa in termini di tempo; e risulta più difficile trovare le informazioni effettivamente necessarie.

Ci sono quattro parametri chiave da considerare. Le metriche da considerare nel contesto della governance delle informazioni sono i costi di archiviazione, la cancellazione, la produttività dell’utente finale e il supporto al contenzioso.

La governance delle informazioni riduce i costi. Un programma di governance delle informazioni ben definito ridurrà in modo significativo i costi e può fornire un ritorno dell’investimento (ROI) significativo. Anche se i costi “soft” come i miglioramenti nella produttività dei dipendenti non vengono considerati, la governance delle informazioni fornisce comunque un buon ROI.